Odoon kanssa toimiessa olen törmännyt ilmiöön, mihin en aikaisemmin ole ERPien kanssa toimiessa törmännyt: omatoiminen ERPin pilotointi tai jopa käyttöönotto.
Nyt moni ERP-konsultti pudistelee päätänsä ja sanoo, että tämä on kerettiläistä:
"Ei ERPiä voi millään maallikko pystyä ottamaan itse käyttöön."
He ovat väärässä. Kokemukseni mukaan on jo monia pk-yrityksiä, missä yrityksen oma henkilökunta on tehnyt käyttöönoton, ja usein erittäin hyvällä menestyksellä. Uskoisin jopa, että onnistuneiden projektien osuus on suurempi kuin ulkopuolisia konsultteja käytettäessä. Tässä voisin viitata Gartner Groupin tutkimukseen siitä paljonko ERP-projekteista epäonnistuu.
Mitä omatoimiseen pilotointiin ja käyttöönottoon tarvitaan?
ERPin omatoimiseen pilotointiin tarvitset:
Tietämystä omasta liiketoimintatarpeesta. Jos olet yrittäjä ja luet tätä juttua, sinulla jo todennäköisesti on sitä.
Tietojärjestelmätietämystä sen verran, että saat järjestelmän käyntiin ja pystyt selvittämään mahdolliset tekniset haasteet. Tähän voit hakea helposti apua it-henkilöltäsi tai ulkopuolelta asiantuntijalta.
Aikaa. Tätä menee todennäköisesti enemmän kuin alussa osaat arvioida. Uusien asioiden sisäistäminen vie aikaa. Delegointi auttaa tässä paljon.
Motivaatiota kehittää omaa toimintaa. Tätäkin sinulla todennäköisesti on, koska luet tätä juttua.
Kun nämä asiat ovat sinulla tai yrityksessäsi kunnossa niin voit hyvin pilotoida itse ERP:iä.
Kaikkia ERP:jä et pysty pilotoimaan itse, mutta avoimen lähdekooodin ratkaisuissa tämä on helpompaa kuin suljetuissa ratkaisuissa. Käytän Odoota esimerkkinä tässä, koska se on avoimen lähdekoodin ratkaisu ja olen itse ollut sen kanssa tekemisissä ja todistanut että sen käyttöönotto omatoimisesti on mahdollista. Siihen myös löytyy riittävästi dokumentaatiota käyttöönottoa varten.
Odoo pilotoinnissa kannattaa keskittyä sinun liiketoiminnan tärkeimpiin asioihin, niihin mitkä auttavat sinua erottautumaan kilpailijoista. Odoo tarjoaa toiminnot jokaista yritystä koskevaa kirjanpitoa varten, mutta Suomessa niiden käyttöönotto ei onnistu napinpainalluksella vakioversiossa. Kirjanpito, tilikartat ja verokäsittely vaativat lisämodulien asennuksia. Nämä eivät yleensä ole omatoimisessa pilotoinnissa tärkeimpiä asioita ja jos pilotointi muilta osin onnistuu, voi Suomi-lokalisoinnit hankkia pilotoinnin jälkeen Odoo-kumppanilta. Luonnollisesti kirjanpidon voi jättää Odoon ulkopuolelle ja käyttää esimerkiksi integrointia ulkopuoliseen tilitoimistopalveluun.
Miten pääset alkuun?
Odoon kanssa pääset alkuun helposti. Voit koittaa Odoota esimerkiksi seuraavilla tavoilla:
Voit ladata ja asentaa itse Odoon omalle koneellesi.
Voit ladata ja asentaa Odoon omalle koneellesi konttiin (container), jolloin se pysyy erillään muusta sinun koneesi ympäristöstä.
Voit asentaa Odoon itse pilveen palvelimelle. Pilvialusta voi olla esimerkiksi Google Cloud, Microsoft Azure tai Amazon AWS.
Voit hankkia valmiin ympäristön esimerkiksi Odoo.com:sta tai Unkkurilta.
Odoon Community-version voit ladata ja asentaa monesta paikasta, esimerkiksi:
Lähdekoodista Odoon GitHubista: https://github.com/odoo/odoo.
Ubuntu-palvelimen repositorystä apt-get install -komennolla. Tästä löytyy tarkempi asennusohje Odoo versio 10 asennukseen Ubuntu-palvelimelle.
Konttiteknologiaan perustuvat Docker-asennus. Docker image löytyy osoitteesta https://hub.docker.com/_/odoo/. Unkkurin blogista löydät asennusohjeet Docker-ympäristössä konttiin.
Lisätietoja asennuksesta löydät esimerkiksi Odoon sivuilta.
Odoo-lisenssi
Odoon avoimen lähdekoodin lisenssi herättää usein alussa kysymyksiä. Odoo Community-versio Odoon versiossa 9 ja 10 on todella vapaasti käytettävissä LPGL-lisenssillä. Vanhempi Odoo versio 8 on lisensoitu toisella avoimen lähdekoodin lisenssimallilla eli APGL. Voit kuitenkin käyttää näitä molempia vapaasti.
Belgian Odoo SA -yritys tarjoaa Odoota odoo.com-palvelussa. Täältä löydät Odoon SaaS-palveluna tarjottavan vaihtoehdon. Vastaavia SaaS-palveluita tarjoavat myös muut Odoo-toimijat, myös Unkkuri Oy.
Odoo Community -versio on Odoon avoimen lähdekoodin versio. Se on julkaistu avoimella lisenssillä. Sitä saa siis vapaasti käyttää. Odoo Enterprise on Odoo SA:n kaupallisella lisenssillä tarjottava laajennettu versio Odoosta. Osalle asiakkaista Odoo Enterprise on hyödyllinen ja suositeltava lisäosien tai tuen takia, osalle taas lisäosat eivät tarjoa mitään lisäarvoa Odoo Community versioon nähden.
Mitä jos tarvitset apua?
Omatoimiselle kokeilijalle apua löytyy verkosta. Odoon verkkosivuilla foorumissa voit kysyä asioita ja sieltä löytyy vastauksia jo kysyttyihin kysymyksiin.
Vastauksia etsiessä kannattaa olla tarkkana milloin vastaus on annettu ja mitä Odoo-versiota se koskee. Asiat ovat voineet muuttua vastauksen jälkeen.
Suomen lokalisointiin liittyviin kysymyksiin maailmalta ei löydy paljoa vastauksia. Oikea paikka kysyä Suomen asioista on Odoo FinlandGoogle+ -ryhmä. Sieltä löytyvät suomalaiset Odoo-asiantuntijat ja vastauksia moniin suomalaisia käyttäjiä kiinnostaviin kysymyksiin.
Linkkejä:
Odoo.comin foorumi : https://www.odoo.com/forum/help-1
Stackoverflow Odoo-kysymykset: https://stackoverflow.com/questions/tagged/odoo
Odoo Finland: https://plus.google.com/communities/101335951306563614259
Pilotointi onnistui, miten tuotantoon?
Tuotantoon vietäessä kannattaa aina pysähtyä miettimään onko kaikki valmista ja tuotantokelpoista. Pilotoinnissa kertyy kokemuksia Odoon käytöstä ja usein löytyy uusia sovelluskohteita pienenkin yrityksen toiminnassa. Esimerkiksi pelkän verkkokaupan pilotointi ja sen kautta haettava kasvu voi tuoda esille myös integroidun varastonhallinnan tarpeen. Tässä vaiheessa on helpottavaa huomata, että samassa työkalussa on valmiiksi integroituna työkalut tähän.
Pilotoinnissa tulee monet asiat käytyä läpi, mutta silti voi jäädä jotain asioita huomaamatta ERP-käyttöönotossa. Varmista siis itse tai it-asiantuntijasi kanssa, että Odoo-asennuksesi on tietoturvallinen ja muutenkin tuotantokäyttöön sopiva. Autan mielelläni omatoimista Odoo-käyttöönottajaa esimerkiksi sopivan pilvialustan valinnassa.
p.s. Lohdutuksena voin kyllä sanoa teille suljettujen järjestelmien ERP-konsulteille, että tavallaan te olette oikeassa. Ei teidän ERP-järjestelmiä kukaan asiakas tai muu maallikko pysty ottamaan itse käyttöön. Teidän järjestelmänne ovat liian monimutkaisia ja ratkaisujen dokumentointi on suljettu vain valtuutettujen konsulttien käyttöön. Ei teidän ERPiä siis voi ottaa maallikko itse käyttöön.
